Communication Unifiée (UC) : définition & avantages

Sommaires

À l’ère de l’instantané, où tout va plus vite, la Communication Unifiée se présente comme un outil indispensable pour les entreprises. En centralisant l’ensemble des moyens de communication au sein d’une seule et même plateforme, cette solution permet un gain de temps considérable qui impacte directement la productivité et la collaboration globale, entre employés, mais aussi avec les clients. Des solutions de communication unifiée telles que 3CX ou encore Microsoft Teams, offrent la possibilité de communiquer de manière collaborative avec les différents intervenants impliqués dans un projet, les processus décisionnels sont accélérés et les liens entre les équipes sont renforcés. 

Qu’est-ce que la communication unifiée ?

La Communication Unifiée (Unified Communication en anglais) a pour objectif de centraliser les moyens de communication d’une entreprise ou d’une structure, sur un même outil, commun à tous ses collaborateurs, disponible partout et n’importe quand.

Dans un souci de centralisation totale, la communication unifiée (UC) peut regrouper les différents canaux d’échange d’une entreprise (messagerie instantanée, téléphone mobile ou SMS, outils bureautiques…).

Cette méthode permet de faciliter le quotidien des collaborateurs, qui n’auront plus qu’une interface, sur laquelle ils pourront appeler un client, accéder à une documentation, ou demander une information sur la messagerie instantanée de l’entreprise.

schéma explicatif de la communication unifiée

Pourquoi passer à la communication unifiée ?

Aujourd’hui, les moyens de communication internes et externes sont nombreux. Chacun d’entre eux a une utilité bien définie. Par exemple, l’envoi d’un e-mail sert à transmettre une information qui perdurera dans le temps et permet de conserver des documents ou des informations à long terme. Tandis qu’un Chat dans une messagerie instantanée aura vocation à obtenir une information en temps réel et ne pas la conserver, il y a un caractère « d’urgence ».

Cette multiplicité d’outils peut être considérée comme une mine d’or d’informations, mais, peut aussi être une source de stress et un frein à la rapidité de traitement des demandes clients et à la productivité globale de l’entreprise.

La communication unifiée est une manière de « décharger » les collaborateurs d’une tâche lourde de récupération de données et d’informations et leur permettre de se focaliser sur les tâches plus importantes. Cette solution se place alors dans une démarche d’amélioration continue et propose un soutien au développement d’une organisation.

Les avantages de la communication unifiée

Amélioration de la collaboration

L’interface commune permet de partager et d’échanger des informations rapidement et simplement.

Augmentation de la productivité et gain financier

Grâce à l’échange d’information moins complexe, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur des problèmes à plus forte valeur ajoutée. Ces solutions permettent aussi d’éliminer les frais de maintenance et d’administration liés aux systèmes de téléphonie traditionnels.

Meilleure gestion des relations clients

Les fonctionnalités intégrées de chat ou messagerie permettent de répondre plus vite aux clients et se focaliser sur les réels besoins de ces derniers.

Accroissement de la mobilité

La centralisation des outils permet l’accès aux canaux de communication, partout et n’importe quand, ce qui offre la possibilité à vos collaborateurs de travailler à distance, en télétravail, ou en déplacement.

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Quelles sont les fonctionnalités ?

Les nombreuses fonctionnalités de Communication Unifiée permettent la liaison de l’ensemble des moyens d’échange en entreprise :

  • Les moyens de communication oraux et vidéos (synchrones, c’est-à-dire, en temps réel) : cette catégorie comprend la téléphonie IP (un appel qui arrive sur votre téléphone mais transite par internet, aussi connu sous VoIP) la visioconférence, etc.
  • Les moyens de communication écrits (asynchrones, c’est-à-dire, qui n’est pas en direct) : cette catégorie comprend les emails, les SMS, les messageries instantanées et chat, etc.
  • Les outils de travail collaboratif : on retrouve ici les logiciels de gestion de projet, les solutions de partage de documents, les agendas partagés, etc.
  • Les réseaux sociaux : externes (Facebook, Linkedin) ou internes.
  • Le suivi en temps réel du statut de disponibilité (absent ou occupé) des collaborateurs.

Les 4 axes importants de la communication sont alors concernés : la voix, la messagerie, la conférence et la vidéo.

Mon entreprise a-t-elle besoin de passer à la communication unifiée ?

Pour passer d’une solution de communication « traditionnelle » à une solution de communication unifiée (UCaaS), plusieurs paramètres sont à prendre en compte dans votre stratégie.

Il faut tout d’abord réfléchir à la taille de l’entreprise et au nombre de collaborateurs : s’agit-il d’une grande entreprise ? Est-ce qu’il y a des internes et des externes ? Il est vrai qu’une structure disposant de personnel externe aura plus d’appétence à utiliser une solution de communication unifiée pour simplifier les échanges entre collaborateurs. 

On peut ensuite faire l’état des lieux des outils de communication dont vous disposez déjà et de l’utilité que vous en avez. Est-il vraiment utile de mettre en place ce changement dans l’entreprise ? Utilisez-vous déjà tous vos outils existants ?

Nous pouvons aussi parler de besoin métiers, ou de secteur d’activité. En effet, certains métiers sont nécessairement dans le « rush » permanent et ont besoin de pouvoir travailler avec des outils rapides et efficaces, qui permettent de retrouver les informations facilement.

Enfin, nous pouvons évoquer les objectifs de votre entreprise. Si votre stratégie est en pleine expansion, qu’elle se développe très rapidement et que vous avez de plus en plus d’employés et de clients, il est tout à fait pertinent de mettre en place une solution de ce type pour augmenter votre efficacité et flexibilité.

Ces questionnements représentent le socle de base et il est indispensable d’y réfléchir en amont avant de se lancer dans un projet de refonte de vos outils de communication.

Vous pouvez solliciter vos employés dans cette étape du projet. Ils sont au cœur de votre activité et connaissent les besoins du terrain.

Comment passer à la communication unifiée ?

Après vous être posé toutes les questions ci-dessus, vous pouvez passer à la partie « pratique et technique » de votre projet : la mise en place de la solution.

Il faut néanmoins avoir conscience que la réussite de l’installation est propre à chaque structure et qu’il faut adapter chaque étape à votre entreprise.

Étape 1 : auditez l’existant et évaluez les besoins.

Dans cette étape, il s’agira de définir clairement vos besoins et quels outils vous souhaitez intégrer à votre solution. On peut considérer cette étape comme la construction d’un cahier des charges.

Étape 2 : faites une étude des solutions proposées sur le marché et choisissez la plus pertinente.

Étudiez minutieusement les fonctionnalités proposées par chacune d’entre elles et conservez celles qui correspondent le mieux à votre organisation.

Étape 3 : déplacez vos données vers la nouvelle solution.

Une fois la solution installée, il sera nécessaire de déplacer vos anciennes données sur le nouveau système. Sauf si vos précédents outils ne le nécessitent pas, dans ce cas, vous pouvez sauter cette étape.

Étape 4 : accompagnez au changement et formez vos collaborateurs.

Aucun nouvel outil, aussi puissant soit-il, ne pourra fonctionner correctement dans une entreprise si ses utilisateurs finaux n’ont pas été dûment accompagnés et n’ont pas appris à l’utiliser.

C’est une étape cruciale dans la réussite de votre projet et nécessite une vive attention.

Étape 5 : testez et suivez votre projet.

Une fois lancée, il faut s’assurer que la solution est correctement déployée et utilisée. Il est aussi important de déterminer si cette nouvelle installation est un réel gain puis d’en suivre les performances globales.

Il faut avoir conscience que les changements d’outils internes sont parfois longs et que les collaborateurs peuvent avoir besoin d’un certain temps d’adaptation.

Quelles solutions de communication unifiée existe-il sur le marché ?

On retrouve sur le marché d’aujourd’hui diverses solutions de communication unifiée.

Parmi ces solutions, il y a notamment de grands noms, tels que Zoom, Skype Business, Microsoft Teams, 3CX, leaders des marchés de la conférence vidéo et du chat d’entreprise.

La solution 3CX, est une solution qui a été conçue en 2006 et qui est spécialement dédiée à la communication unifiée en entreprise. Fort de ses années d’expérience et de « terrain », l’outil s’adapte à vos besoins et propose une multiplicité de fonctionnalités. Il s’agit d’un moyen d’échange complet qui regroupe l’ensemble des moyens de communication internes d’une entreprise (visioconférence, messagerie interne, email, téléphone, live chat…).

A.M.I est un partenaire certifié de la solution 3CX et vous accompagne dans vos démarches pour simplifier au maximum vos processus !

Autre solution de communication unifiée, le Centrex. Idéale pour les entreprises qui cherchent à simplifier leur système de téléphonie tout en bénéficiant d’une gamme de fonctionnalités complète. Le Centrex permet de gérer les appels entrants et sortants de l’entreprise à partir d’un commutateur situé chez l’hébergeur, offrant ainsi une alternative rentable et pratique à l’installation d’un IPBX physique.

Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations.

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FAQ

La communication unifiée est un système centralisé qui regroupe les différents canaux de communication d’une entreprise (téléphone, messagerie, conférence vidéo, etc.) pour améliorer la collaboration et la mobilité. Les utilisateurs accèdent à tous les moyens de communication depuis un seul et même endroit, quel que soit leur emplacement.

Certaines solutions  de communication unifiée stockent les données dans le cloud, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent accéder à leurs données depuis n’importe où avec une connexion internet (on parle de UCaaS : Unified Communications as a Service).

D’autres solutions peuvent stocker les données sur des serveurs dédiés gérés par l’entreprise elle-même ou par un tiers. 

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