Softphone : Fonctionnement & Avantages
+Bonus : Les 7 Meilleurs Softphone
- Dernière mise à jour le 05/07/2024
Dans l’ère moderne de la communication, le softphone émerge comme une solution incontournable pour la téléphonie d’entreprise. Se distinguant du standard téléphonique classique, ce logiciel peut être facilement téléchargé sur un ordinateur, smartphone ou tablette. Utilisant la technologie VoIP et le protocole SIP, il permet de passer des appels via internet, offrant une flexibilité idéale pour le télétravail. Outre les appels, les fonctionnalités abondent : messagerie vocale, historique des communications, partage de contacts et bien plus. Alors, comment fonctionne cet outil professionnel révolutionnaire? Plongez avec nous dans le monde de la softphonie pour le découvrir.
Qu'est-ce qu'un softphone ?
Un softphone est une version logicielle d’un téléphone. Le softphone permet d’émettre et de recevoir des appels par internet depuis un logiciel dédié. Installé sur un PC ou un téléphone, il permet de téléphoner depuis son ordinateur.
N’exploitant pas le réseau analogique, il n’y a nul besoin d’abonnement à un service de télécom classique.
Il est possible de bénéficier des services d’un softphone en exploitant une solution de téléphonie cloud ou en procédant à l’achat d’un commutateur dédié dans ses locaux. Étant donné qu’un logiciel de téléphonie peut être installé sur un ordinateur, cela signifie également que vous pouvez tout à fait vous passer de téléphones physiques dans vos bureaux.
Comment fonctionne un softphone ?
Un softphone, malgré sa similitude apparente avec un téléphone fixe classique en termes de fonctionnalités, s’appuie principalement sur des logiciels pour la gestion des appels. Pour démarrer avec un softphone, vous aurez besoin des éléments suivants :
- Un ordinateur, qu’il soit de bureau ou portable.
- Un casque VoIP, pour assurer une qualité d’appel inégalée en réduisant les interférences sonores.
Logiciel softphone
Une fois votre matériel prêt, la prochaine étape est d’installer le logiciel softphone adapté.
Ces logiciels de téléphonie, optimisés pour des appels illimités, sont conçus pour transformer votre dispositif en un puissant outil de téléphonie fixe.
La plupart des logiciels nécessitent une configuration minimale, où vous entrerez des informations telles que le numéro de téléphone, les détails SIP, et d’autres préférences.
Connexion Internet
L’épine dorsale de la softphonie est une connexion Internet fiable. Pour une communication claire, un débit montant et descendant stable est essentiel. La qualité des appels peut dépendre de la bande passante, de la latence et du jitter. Il est donc recommandé d’avoir une connexion haut débit, de préférence par câble ou fibre optique.
Quelles fonctionnalités offre un softphone ?
- Appels vocaux de qualité
- Messagerie instantanée
- Transfert d’appels
- Historique des appels
- Numérotation rapide
- Gestion des conférences
- Personnalisation de l’ID de l’appelant
- Mise en attente et musique d’attente
- Réglages audio
- Intégration avec d’autres outils
Les softphones, grâce à leur nature logicielle, offrent une panoplie de fonctionnalités adaptées aux besoins des entreprises et des professionnels de la communication. Ces outils, en plus de faciliter la transition de la téléphonie fixe classique à la softphonie, repoussent les limites des appels téléphoniques et ajoutent une dimension nouvelle à la communication. Voici une sélection des fonctionnalités les plus plébiscitées :
- Appels vocaux de qualité : La clarté et la qualité des appels sont souvent supérieures à celles des lignes téléphoniques traditionnelles, grâce à la technologie VoIP.
- Messagerie instantanée : La possibilité de discuter en temps réel avec vos contacts, enrichissant ainsi votre expérience de communication.
- Transfert d’appels : Que ce soit un transfert direct ou après avoir consulté le destinataire, la fonction est intégrée dans la plupart des softphones.
- Historique des appels : Gardez une trace de tous vos appels entrants et sortants pour une meilleure gestion de vos communications.
- Numérotation rapide : Avec un simple clic, contactez vos correspondants fréquemment sollicités.
- Gestion des conférences : Organisez des réunions avec plusieurs participants directement depuis votre softphone.
- Personnalisation de l’ID de l’appelant : Choisissez comment votre numéro est affiché lors des appels sortants.
- Mise en attente et musique d’attente : Mettez vos correspondants en attente tout en leur diffusant une mélodie ou un message vocal.
- Réglages audio : Ajustez les commandes de volume et activez la fonction de mise en sourdine lorsque nécessaire.
- Intégration avec d’autres outils : Intégrez votre softphone avec des applications de CRM ou d’autres outils professionnels pour une efficacité maximale.
En somme, le softphone se révèle être bien plus qu’un simple outil d’appel. C’est une solution complète de communication, offrant toutes les fonctionnalités attendues et répondant au même titre que la convergence fixe/mobile, au besoin croissant de vitesse. Le passage d’un système de téléphone filaire classique à une application de bureau ou mobile s’accompagne d’une amélioration significative de la flexibilité et de la productivité.
Une solution de communication flexible & moderne
Les avantages d'un softphone
- Économies significatives
- Moins d’équipement nécessaire
- Pas de ligne dédiée
- Conférences vidéo et appels
- Ajout de nouvelles lignes facilement
- Connectivité permanente des employés
L’utilisation d’un softphone ou d’un standard téléphonique virtuel va bien au-delà de ses fonctionnalités innovantes. En effet, le softphone offre une multitude d’avantages qui séduisent de plus en plus d’entreprises. Si vous avez déjà eu un aperçu des différentes fonctionnalités qu’offre un softphone, il est temps de s’attarder sur ses avantages, qui sont nombreux et non négligeables :
- Économies significatives : L’atout principal des softphones est sans doute les économies qu’ils permettent. Que ce soit un softphone gratuit ou payant, vous bénéficiez de coûts réduits par rapport aux installations téléphoniques classiques. Les offres varient, mais le retour sur investissement est rapidement palpable, même pour les solutions premium.
- Moins d’équipement nécessaire : Contrairement aux solutions de téléphonie fixe, le softphone n’exige pas d’installation lourde. Fini le besoin de câblages complexes ou d’installations de PBX coûteuses.
- Pas de ligne dédiée : Le softphone utilise la bande passante internet existante, éliminant ainsi la nécessité d’une ligne dédiée pour les communications vocales. Cela se traduit par d’importantes économies pour votre entreprise.
- Conférences vidéo et appels : Plus besoin d’investir dans des systèmes de conférence coûteux. Avec un softphone, vous bénéficiez de fonctionnalités de vidéoconférence sans frais supplémentaires.
- Ajout de nouvelles lignes facilement : Vous pouvez facilement ajouter de nouvelles lignes en vous connectant simplement à votre tableau de bord, sans avoir à effectuer de câblage supplémentaire.
- Connectivité permanente des employés : L’un des principaux avantages du softphone est sa portabilité. Que vous soyez en déplacement, en télétravail ou au bureau, il suffit de télécharger l’application sur un nouvel ordinateur ou smartphone pour rester connecté. Aucune contrainte liée au déménagement ou à la réinstallation d’équipements.
En conclusion, le softphone redéfinit les normes de communication professionnelle. Alliant technologie de pointe et simplicité, il offre aux entreprises une solution optimale pour leurs besoins en télécommunication.
Différence entre un téléphone traditionnel et un softphone
La technologie ne cesse d’évoluer et avec elle, les moyens de communication. Dans le monde professionnel, le choix entre une solution traditionnelle et une solution innovante, telle que le softphone, peut avoir des implications majeures. Alors, quels sont les réels avantages de choisir un softphone face à un téléphone traditionnel ?
Coûts initiaux
Lorsqu’on parle de mise en place d’une ligne téléphonique traditionnelle, il est souvent question d’acheter ou de louer les appareils téléphoniques, ce qui représente un coût initial non négligeable pour une entreprise. Sans compter les frais d’entretien, de maintenance, ou même de remplacement au fil du temps. En revanche, avec un softphone, ces contraintes matérielles disparaissent. Pas d’investissement hardware coûteux, simplement un logiciel à télécharger, souvent gratuit ou à faible coût. De plus, en cas de déménagement ou de réorganisation des bureaux, le softphone, fonctionnant grâce à la technologie VoIP, vous accompagne sans encombre et sans frais supplémentaires.
Télétravail
Avec la montée du télétravail, le softphone se démarque comme un outil indispensable. Accessible depuis n’importe quel coin du globe, il permet de passer et de recevoir des appels comme si l’utilisateur était au bureau. Les employés peuvent, depuis leur ordinateur ou smartphone, transférer leurs appels vers un autre numéro, ajuster leurs paramètres en quelques clics et ne jamais manquer un rendez-vous professionnel. Contrairement aux téléphones mobiles classiques, qui ne sont pas toujours adaptés aux besoins professionnels, le softphone est conçu pour faciliter la communication à distance, qu’il s’agisse d’une simple conversation ou d’une réunion sur Zoom, Skype, ou Microsoft Teams.
Communication Unifiée
Opter pour un softphone, c’est choisir une plateforme unique pour toute votre entreprise, simplifiant ainsi les interactions entre collaborateurs et avec vos clients. La possibilité de planifier des conférences en déplacement, d’envoyer des messages instantanés pendant des appels, d’avoir des services de messagerie vocale convertis en e-mails, et bien d’autres fonctionnalités, propulse la communication professionnelle à un autre niveau. La softphonie offre une multitude d’avantages que la téléphonie fixe traditionnelle ne peut tout simplement pas égaler.
Comment choisir un fournisseur de softphone adapté à votre entreprise ?
L’adoption d’une solution de softphone nécessite une étude approfondie des fonctionnalités proposées en fonction de vos exigences professionnelles. Commencez par évaluer les fonctionnalités basiques offertes (transfert d’appel, messagerie vocale, mise en attente…). Si ces critères sont remplis, explorez les services supplémentaires proposés.
Il est tout aussi essentiel de définir le nombre de lignes téléphoniques requises et de vérifier si le fournisseur peut répondre à cette demande. Assurez-vous également de la compatibilité du softphone avec vos systèmes d’exploitation et sa capacité à s’intégrer à vos outils.
- Applications mobiles intégrées : Optez pour un fournisseur comme RingCentral, qui vous offre une solution VoIP complète avec une application softphone intuitive. Elle propose une panoplie de canaux de communication pour rester connecté avec vos collaborateurs et clients, que ce soit pour des appels, des messages d’équipe ou des réunions vidéo.
- Lignes téléphoniques adéquates : Déterminez combien de lignes votre entreprise nécessite simultanément et assurez-vous que votre fournisseur puisse répondre à ce besoin. Vérifiez leur flexibilité : peuvent-ils s’adapter en période de forte affluence ? Proposent-ils des numéros personnalisés pour renforcer votre identité professionnelle ? Lors de la sélection d’un softphone, considérez également comment il peut se synchroniser avec votre numéro de téléphone virtuel pour une meilleure gestion des appels.
- Compatibilité des systèmes d’exploitation : Tous les softphones ne sont pas compatibles avec tous les OS. Assurez-vous que le softphone choisi fonctionne avec vos OS existants, que ce soit Windows, MacOS, Android ou iOS.
- Compatibilité du protocole VoIP : Les protocoles déterminent le traitement et le transfert des données sur un réseau. Vérifiez donc la compatibilité du protocole de votre fournisseur de softphone avec celui de votre fournisseur VoIP.
- Support technique disponible : Veillez à ce que le fournisseur choisi offre un support technique suffisant et réactif, disponible pour vous aider en cas de problème.
- Sécurité : Les softphones, comme toute technologie, peuvent être vulnérables. Examinez donc les mesures de sécurité mises en place par le fournisseur pour garantir la protection de vos communications.
Avec toutes ces informations, vous devriez maintenant être en mesure de comprendre plus précisément ce qu’est un Centrex et quels sont ses avantages pour une entreprise. N’oubliez pas que le réseau de téléphonie IP représente l’avenir de la communication et qu’il serait dommage de se priver des options disponibles dans une offre Centrex.
Exploiter le plein potentiel du softphone
Pour aller encore plus loin dans l’exploitation de son softphone, il est possible d’y greffer un système de communication unifiée. La communication unifiée permet de centraliser en un emplacement tous les échanges des collaborateurs d’une entreprise. Ainsi, il est possible d’ajouter les appels, les SMS, les chats en direct ou encore d’intégrer les réseaux sociaux.
Cette solution tout-en-un est idéale pour simplifier la communication interne en offrant un angle de vue total. Dès leur arrivée au bureau, les équipes n’ont qu’à allumer leur softphone pour disposer de tous les contacts et informations nécessaires à leurs tâches du jour. Ils peuvent exploiter la puissance de la communication unifiée en envoyant un chat à un collègue d’un autre service tout en étant au téléphone avec un client. Le système de communication unifiée représente un véritable gain de productivité sur le long terme et permet d’offrir un confort de travail supplémentaire aux équipes.
A.M.I. vous propose le déploiement du logiciel de communication unifiée 3CX qui présente de très nombreux avantages pour les professionnels.
Les 6 meilleurs softphone
1. 3CX
3CX est un acteur incontournable du marché des softphones, fondé en 2005. L’entreprise s’est rapidement positionnée comme une référence dans le monde de la softphonie grâce à ses solutions innovantes.
Ce logiciel de téléphonie VoIP basé sur le SIP offre de nombreuses fonctionnalités telles que le standard téléphonique, la messagerie vocale, et les appels illimités. De plus, sa compatibilité avec de nombreux OS tels que Windows, MacOS, et Linux, ainsi qu’avec les smartphones et tablettes sous Android et iOS, le rend particulièrement polyvalent.
3CX s’adresse à tout type d’entreprise, qu’elle soit petite ou grande, offrant une solution adaptée aux besoins de chacun, notamment pour celles qui sont tournées vers le télétravail ou qui ont une clientèle internationale.
2. Nextiva
Nextiva est un fournisseur de solutions de communication cloud fondé en 2006. Elle a su s’imposer sur le marché des softphones grâce à son approche innovante de la communication d’entreprise.
Le softphone de Nextiva offre un standard téléphonique professionnel avec des fonctionnalités telles que la messagerie vocale, le partage d’écran et une messagerie instantanée. Il est également doté d’une technologie VoIP robuste et d’une connexion internet fiable, facilitant les appels téléphoniques.
Nextiva est particulièrement adaptée aux entreprises de taille moyenne à grande, dans divers secteurs, qui cherchent à optimiser leur communication interne et externe.
3. Cloudtalk
Cloudtalk, fondé récemment par rapport à certains de ses concurrents, est rapidement devenu un logiciel de softphone de choix pour de nombreuses entreprises.
Il permet aux entreprises de passer des appels via le cloud, d’avoir un historique des appels, et propose également des fonctions telles que le standard téléphonique et la messagerie vocale. Sa technologie cloud facilite la communication mobile.
Ce softphone s’adresse principalement aux entreprises en plein essor, du secteur du e-commerce au secteur des services, qui recherchent une solution agile pour leur téléphonie.
4. Google Voice
Google Voice, lancé par le géant Google en 2009, est un service de softphone qui se distingue par sa simplicité et son intégration avec d’autres services Google.
Il permet aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques, d’envoyer des SMS et de gérer des messages vocaux. Il est également doté d’une technologie de transcription de messagerie vocale. Compatible avec Android et iOS, il peut être utilisé sur ordinateurs et appareils mobiles.
Google Voice est idéal pour les petites entreprises et les professionnels indépendants qui souhaitent une solution simple, intégrée à l’écosystème Google, pour gérer leurs communications.
5. Vonage
Vonage, fondée en 2001, est l’une des entreprises pionnières de la VoIP. Elle est reconnue pour sa robustesse et la qualité de ses services de softphone.
Vonage propose une panoplie de services, dont le standard téléphonique, la messagerie instantanée, et une technologie VoIP fiable. Sa solution est conçue pour s’intégrer facilement avec d’autres outils et applications.
Vonage convient parfaitement aux grandes entreprises et aux multinationales ayant des besoins complexes et cherchant une solution éprouvée pour leur téléphonie.
6. Mitel
Mitel est une entreprise établie, fondée en 1973, spécialisée dans les solutions de communication pour les entreprises.
Le softphone de Mitel offre des appels illimités, un standard téléphonique professionnel, et une messagerie vocale avancée. Il s’appuie sur une technologie SIP robuste, garantissant des communications claires et stables.
Mitel vise principalement les entreprises de grande taille, notamment celles du secteur financier et de la santé, cherchant une solution complète et éprouvée pour leur communication.
Une solution de communication flexible & moderne
FAQ
Quels sont les inconvénients d'un softphone ?
Bien que les softphones apportent une flexibilité et une modernité dans la communication, ils ne sont pas exempts d’inconvénients. Tout d’abord, les applications de softphone gratuites ne garantissent pas une fiabilité absolue. Des mises à jour défectueuses peuvent occasionner des interruptions de service. De plus, la qualité des appels peut varier, surtout en cas d’utilisation d’une connexion sans fil. Il est également essentiel de disposer d’une connexion Internet stable et fiable, car sans elle, le softphone pourrait être inutilisable. Enfin, la qualité de l’appel dépend largement du dispositif utilisé. Il est donc crucial de veiller à ce que les appareils soient à jour et fonctionnels. Investir dans des accessoires, tels que des casques, pourrait être nécessaire pour garantir une qualité d’appel optimale.
Comment téléphoner à partir de mon ordinateur ?
Pour téléphoner depuis votre ordinateur, vous avez besoin d’un softphone. C’est une application qui, une fois installée, permet de passer des appels via Internet en utilisant la technologie VoIP.
Est-ce que je peux utiliser un softphone sur mon smartphone ?
Oui, vous pouvez utiliser un softphone sur votre smartphone en téléchargeant et installant une application softphone compatible avec votre système d’exploitation mobile (iOS, Android, etc.). Cela vous permettra de passer et recevoir des appels via votre smartphone, à condition d’être connecté à Internet.
Quelles sont les différences entre un softphone et un standard téléphonique classique ?
Un softphone est un logiciel qui permet de passer et de recevoir des appels via un ordinateur ou un smartphone, tandis qu’un standard téléphonique classique est un système de téléphonie traditionnel basé sur des équipements physiques. Les softphones offrent des fonctionnalités avancées telles que la messagerie instantanée et la vidéoconférence, tandis que les systèmes de téléphonie traditionnels ont tendance à être plus limités en termes de fonctionnalités.
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